La carta carburante resta uno strumento fondamentale per la gestione delle spese aziendali, ma la corretta gestione dell’IVA è cruciale per non incorrere in sanzioni. Dal 2019 le regole sono cambiate con l’introduzione della fatturazione elettronica e dei pagamenti tracciabili, elementi indispensabili per ottenere la detrazione IVA e la deducibilità fiscale dei costi di carburante per imprese, professionisti e titolari di partita IVA.
L’uso della carta carburante elettronica ha sostituito definitivamente il vecchio modello cartaceo. Oggi, per detrarre l’IVA e dedurre il costo ai fini delle imposte dirette, è necessario che ogni operazione sia documentata da una fattura elettronica e pagata con mezzi tracciabili, come carte aziendali, bonifici o strumenti di pagamento digitale. Le carte carburante emesse da società come Eni, Q8, IP e Tamoil consentono di automatizzare l’intero processo, semplificando la rendicontazione e garantendo il rispetto delle regole fiscali. Secondo l’Agenzia delle Entrate, i pagamenti in contanti non permettono più la detrazione dell’IVA, anche se la fattura è corretta.
L’obiettivo della normativa, come chiarito dalla circolare 8/E del 2018, è combattere l’evasione e garantire la tracciabilità delle transazioni. Oltre alla fattura elettronica, l’impresa deve conservare la documentazione contabile che dimostri l’effettivo utilizzo del carburante per scopi aziendali. In caso di irregolarità, la detrazione IVA può essere negata e le spese considerate indeducibili ai fini IRPEF o IRES.
Come funziona la carta carburante elettronica
Le carte carburante elettroniche sono strumenti prepagati o a credito che permettono di rifornirsi presso i distributori convenzionati, registrando automaticamente ogni transazione. Ogni acquisto viene collegato al codice fiscale o alla partita IVA dell’azienda, che riceve poi una fattura elettronica unica a fine periodo. Questa soluzione non solo semplifica la gestione amministrativa, ma assicura la piena deducibilità e la corretta applicazione dell’IVA.
La detraibilità varia a seconda dell’uso del veicolo. Per i mezzi aziendali utilizzati esclusivamente a fini professionali, la detrazione IVA è totale. Se invece l’auto è ad uso promiscuo, la detrazione è limitata al 40%, come stabilito dall’articolo 19-bis1 del DPR 633/1972. Anche la deduzione dei costi segue lo stesso principio: il 100% per i veicoli aziendali e il 20% per quelli ad uso misto. È importante che il pagamento del carburante sia effettuato con strumenti elettronici intestati al titolare dell’attività, in modo da poter dimostrare la tracciabilità delle spese.
Un altro aspetto centrale è la gestione delle spese di trasporto per chi opera nel settore logistico o utilizza veicoli commerciali. In questi casi, le carte carburante aziendali permettono di ottenere report dettagliati sui consumi, migliorando la pianificazione e il controllo dei costi operativi. Alcune piattaforme integrano anche sistemi di monitoraggio GPS per verificare i percorsi e ottimizzare l’efficienza dei mezzi aziendali.
Gestione IVA, deducibilità e controlli fiscali
La gestione dell’IVA sulle spese carburante è un tema particolarmente sensibile per le imprese. Secondo l’<strong’Agenzia delle Entrate, per poter usufruire della detrazione è indispensabile che la fattura elettronica riporti correttamente i dati del cessionario e che il pagamento avvenga con strumenti tracciabili. La mancata coincidenza tra intestatario del pagamento e intestatario della fattura può comportare la perdita del diritto alla detrazione.
Per quanto riguarda i controlli, l’amministrazione finanziaria utilizza sistemi di incrocio dei dati tra fatture elettroniche e movimenti bancari per individuare eventuali anomalie. Come sottolineato da Assosoftware, le piattaforme di gestione contabile automatizzata riducono notevolmente il rischio di errori e consentono di dimostrare facilmente la correttezza delle registrazioni.
Sul piano normativo, la legge di Bilancio 2024 ha confermato l’obbligo della fatturazione elettronica anche per le microimprese e i forfettari, rendendo universale l’utilizzo dei sistemi digitali. Ciò significa che anche i titolari di partita IVA con ricavi sotto i 25.000 € devono adeguarsi alle regole di tracciabilità.
Gli esperti fiscali, come il commercialista Massimo Bitonci, evidenziano che la corretta gestione delle carte carburante non solo consente di rispettare le norme fiscali, ma può diventare un vantaggio competitivo: l’automazione riduce i tempi di rendicontazione e migliora la trasparenza nei rapporti con l’amministrazione. Per questo motivo, sempre più imprese scelgono piattaforme integrate di gestione carburante e fatturazione elettronica, in grado di coniugare efficienza, compliance e sostenibilità contabile.
